Geeft u uw werknemers een vaste kostenvergoeding? Let op: de Belastingdienst kijkt hier zeer kritisch naar. Is uw onderbouwing niet in orde, dan kunt u over de afgelopen vijf jaar
naheffingsaanslagen en zelfs boetes krijgen. Een regelmatige steekproef onder uw werknemers kan correcties en boetes voorkomen.

Een door de werkgever toegekende vaste kostenvergoeding moet aan een aantal voorwaarden
voldoen om deze onbelast te kunnen verstrekken aan het personeel. Een belangrijke voorwaarde is dat de verstrekte vergoeding naar aard en omvang moet zijn gespecificeerd.
Uit recente jurisprudentie blijkt dat het van cruciaal belang is dat een vaste kostenvergoeding vooraf is ingedeeld in kostencategorieën die ook naar omvang zijn gespecificeerd.
Een verwijzing naar specificaties uit een CAO is bijvoorbeeld niet toereikend.

Bij een looncontrole loopt u aanzienlijke risico's op correcties als u vooraf geen of geen juiste onderbouwing van de vaste kostenvergoeding kunt overleggen. Op grond van de recente jurisprudentie zal de Belastingdienst zich dan op het standpunt stellen dat de vaste kostenvergoeding (deels) niet onbelast had mogen worden verstrekt en dientengevolge
een naheffingsaanslag tegen het gebruteerde eindheffingstarief wordt opgelegd. Dit kan
voor u een aanzienlijke kostenpost opleveren.

Het is van groot belang dat de onbelaste kostenvergoeding naar aard en veronderstelde omvang onderbouwd zijn. Het beste is om ongeveer elke drie jaar een kostenonderzoek te doen en uw werknemers de kosten te laten bijhouden.

Bron: Fiscaal

In de zaak die voor de Hoge Raad speelde werd bij een boekenonderzoek geconstateerd dat loonbelastingverklaringen onjuist of onvolledig waren ingevuld of ontbraken. Naar aanleiding hiervan legde de belastinginspecteur naheffingsaanslagen op met toepassing van het anoniementarief (52%).

De HR geeft aan dat werknemers wettelijk verplicht waren om een loonbelastingverklaring in te vullen. Op het niet invullen van de verklaring staat wettelijk gezien geen sanctie, maar het was wel de bedoeling van de wetgever om dan het anoniementarief van toepassing te laten zijn.

De fiscus staat niet meer toe dat u gebreken in uw loonadministratie achteraf aanvult.

Bron: Tips & Advies personeel

Zelfstandigen en andere opdrachtnemers kunnen bij de Belastingdienst een verklaring arbeidsrelatie, de zogeheten VAR-verklaring, aanvragen. De VAR is bedoeld op opdrachtgevers zekerheid te verschaffen over de vraag of zij wel of niet loonheffing verschuldigd zijn.

Uit het evaluatierapport is gebleken dat de WET uitbreiding rechtsgevolgen VAR uit 2005 heeft geleid tot meer duidelijkheid (en dus meer rechtszekerheid) over de arbeidsrelatie tussen zelfstandigen en hun opdrachtgevers. Voorheen liepen opdrachtgevers soms het risico dat zij achteraf toch nog belasting en premies moesten afdragen, omdat het arbeidsrelatie werd aangemerkt als dienstbetrekking.
Als de belastingdienst de aanvrager nu als een zelfstandige ondernemer of als dga beschouwt, wordt met de afgegeven VAR met uitgebreide rechtsgevolgen een volledige vrijwaring gegeven, tenzij de opdrachtgever te kwader getrouw is.
De werkzaamheden moeten wel overeenstemmen met hetgeen waarvoor een verklaring is afgegeven.
Het belang van de VAR-verklaring neemt steeds meer toe, aangezien het overgrote deel van de opdrachtgevers van hun opdrachtnemers eist dat zij beschikken over een VAR.

Als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt gesteld en daarmee 500 kilometer of meer privé rijdt, moet voor deze auto een bijtelling privé-gebruik worden aangegeven. Er zijn nogal wat belastingplichtigen die zich hier niet aan houden.
 
Vanaf 2006 valt de auto van de zaak onder de loonheffing. De werkgever kan de loonheffing over de bijtelling achterwege laten als de werknemer bij de Belastingdienst om een 'verklaring geen privé-gebruik heeft verzocht. Mocht de werknemer toch privé rijden met de auto, dan ligt het risico van naheffen bij de werknemer, niet bij de werkgever. De belastingdienst maakte in januari vorig jaar voor het eerst bekend te gaan controleren op onterecht privé-gebruik van de auto van de zaak. Hierdoor hadden mensen nog de mogelijkheid om tijdig hun verklaring aan te passen of in te trekken.
Vervolgens heeft men onderzoek gedaan, waarbij onder meer gebruik is gemaakt van contra-informatie afkomstig van de acties met herkenbare flitsauto's. De uitkomst was dat de 500 kilometergrens regelmatig werd overschreden.
Dit leidde bij een eerste groep van bijna 5.500 gecontroleerde auto's in 17 procent tot naheffingen en boetes. Opvallend is dat dit percentage onder automobilisten met verkeersboetes zelfs boven de 40 procent komt. In totaal zijn er zo'n 200.000 zogenoemde 'verklaarders'. Deze groep heeft de
Belastingdienstschriftelijk laten weten minder dan 500 kilometer per jaar privé in de auto van de zaak te rijden.
Op basis van de mate van de geconstateerde overtredingen zal de Belastingdienst intensievere controles gaan uitvoeren. Ook bij het vaststellen van de hoogte van de boetes zal hier rekening mee worden gehouden.
De Belastingdienst heeft inmiddels voor 5,7 miljoen euro aan naheffingsaanslagen opgelegd aan automobilisten die onterecht privé-gebruik maken van de auto van de zaak.
 
Commentaar

In het rekenvoorbeeld dat het ministerie gaf, werd rekening gehouden met een mogelijke boete van 100%. Meestal wordt bij een opzettelijk onjuiste aangifte rekening gehouden met een boete van 50%, maar in bijzondere omstandigheden kan deze hoger zijn.